Jak wybrać idealne miejsce na organizację konferencji dla Twojej firmy?

Branża eventowa w Polsce z roku na rok coraz mocniej się profesjonalizuje. Można zaobserwować stale zwiększający się udział prelegentów i gości z zagranicy. Harmonogram największych wydarzeń sięga do dwóch lat w przód – do 2021 roku w Polsce odbędzie się co najmniej 150 dużych konferencji o międzynarodowym zasięgu. Organizacja tego typu wydarzeń to spore wyzwanie logistyczne, wymagające wzięcia pod uwagę wielu różnych czynników. Sprawdź, których punktów na swojej checkliście nie możesz pominąć.

Punkt pierwszy: lokalizacja

Lokalizacja, w której zdecydujesz się zorganizować konferencję, nie jest bez znaczenia. Jeżeli uczestnicy Twojego wydarzenia w większości pochodzą z miasta, w którym się ono odbywa, dostęp do lotniska czy dworca kolejowego nie będzie miał zbyt dużego znaczenia. Większość zaproszonych i tak dobrze własnymi środkami transportu. Jeżeli natomiast chodzi o organizację eventu o charakterze ogólnopolskim lub międzynarodowym, spodziewaj się gości z różnych zakątków Polski, a nawet świata. W takiej sytuacji bliskość lotniska jest kluczowa. Miej na uwadze, że większość zagranicznych gości przyleci samolotem, zaś podróżni z innych miast wybiorą własne auta lub kolej. Dlatego odległość obiektu od dworca także ma znaczenie.

Punkt drugi: wybór rodzaju obiektu

Istotna jest rezerwacja miejsca, w którym odbędzie się konferencja. Możesz wybierać spośród obiektów takich jak: hotel, centrum konferencyjne czy restauracja z prywatnymi salami. Twój wybór miejsca powinien być podyktowany nie tylko charakterem spotkania, ale także kwestiami wizerunkowymi. Dla jednych organizatorów ważny jest prestiż i zaprezentowanie finansowych możliwości marki, dla innych aura profesjonalizmu.

Jeśli poszukujesz miejsca na konferencję, zwróć uwagę, czy upatrzony przez Ciebie lokal dysponuje udogodnieniami w postaci ekranu, projektora czy systemu nagłaśniającego. Przydadzą się one do prezentacji m.in. wyników, rocznych planów, strategii czy podsumowań. SEN EVENTS udostępnia swoim gościom każde z tych technicznych rozwiązań. Zlokalizowany w fantastycznym miejscu, w samym sercu Powiśla (przy ul. Wioślarskiej 6) obiekt może zaoferować 350 m2 przestrzeni, dopasowanej do potrzeb konferencyjnych i biznesowych.

Punkt trzeci: wielkość sali konferencyjnej

Wielkość sali determinuje maksymalną liczbę stołów, a przez to sposób usadzenia uczestników konferencji. Ten z kolei wpływa na możliwość rozmowy i integracji w czasie spotkania. Przed określeniem wielkości sali konferencyjnej zastanów się, jaki charakter będzie miało wydarzenie. W przypadku prelekcji czy panelu dyskusyjnego prawdopodobnie najbardziej optymalnym ustawieniem będzie układ teatralny. Gdy organizujesz imprezę o charakterze szkoleniowym, lepsze może się okazać ustawienie szkolne. Natomiast jeśli organizujesz spotkanie zakończone bankietem, warto rozważyć zapotrzebowanie na większą liczbę stolików i krzeseł. Sposób dopasowania ich ustawienia powinien mówić wiele o tym, jaka minimalna przestrzeń będzie do tego potrzebna.

Punkt czwarty: nocleg

Jeśli jako organizator jesteś zobowiązany do zapewnienia noclegu uczestnikom lub gościom (na przykład przybyłym z zagranicy lub odległych miast), musisz odpowiednio wcześniej potwierdzić listę przybycia i na jej podstawie zarezerwować miejsca noclegowe w hotelach, możliwie blisko sali konferencyjnej.

Punkt piąty: catering

Kwestia cateringu może mieć znaczenie nie tylko wizerunkowe. Organizując go, warto dokładnie sprawdzić dostawcę i jakość kuchni serwującej dania Twoim gościom. Możesz rozważyć rezerwację sali konferencyjnej od razu z opcją cateringu, jednak dokładnie sprawdź, czy dany obiekt dysponuje taką usługą i na jakim jest ona poziomie. Jeśli po opiniach innych klientów możesz wywnioskować, że catering pozostawia wiele do życzenia, lepiej będzie dostarczyć go z zewnątrz. Układając menu dla gości, weź pod uwagę aktualne trendy żywieniowe. Dobrze, aby każdy mógł znaleźć w nim coś dla siebie – zarówno wegetarianie, osoby nietolerujące laktozy, jak i cała reszta uczestników.

Podsumowując, musisz być przygotowany na to, że napotkasz na swojej drodze parę trudności. Ten wysiłek zrekompensuje Ci jednak radość z dobrze wypełnionego zadania i wartościowy event z udziałem znakomitych ekspertów w swojej branży.